Tener una sociedad conlleva una serie de obligaciones como presentar el balance anual de cuentas, o declarar el IVA y pagar el Impuesto de Sociedades, aunque esta entidad ya no tenga actividad. Por ello, cerrar la empresa cuando esta ha dejado de operar en el mercado, puede ser la decisión más inteligente para evitarse problemas y posibles deudas.
Una empresa sin actividad es una fuente de obligaciones
No importa que la sociedad ya no tenga ningún tipo de actividad y no disponga de ingresos, si consta en el Registro Mercantil como operativa, hay que cumplir con una serie de obligaciones con respecto a Hacienda, como hemos señalado hace un momento.
Aunque el resultado a percibir o a pagar sea igual a cero, toda sociedad mercantil debe presentar en tiempo y forma su balance anual de cuentas, sus declaraciones trimestrales y anuales de IVA y también la declaración del Impuesto de Sociedades. Si no lo hace, Hacienda aplicará sobre ella recargos y sanciones.
Dicho de otra manera, una empresa que no está operativa, pero que no cumple con sus obligaciones legales en cuanto a presentación de información e impuestos, empezará a sumar deudas a base de intereses de demora, recargos y sanciones. De ahí que lo más recomendable sea cerrar la empresa si ya no va a operar más a través de ella.
Pasos para cerrar una empresa
Convocar a los socios
Salvo que la entidad tenga un administrador único (esté conformada por una única persona) en el resto de los casos hay que citar a todos los socios a una junta para tratar el tema del cierre. Si hay acuerdo, habrá que redactar un acta que refleje las cuestiones relativas a la disolución de la empresa, su liquidación y la correspondiente cancelación.
En la misma reunión se cesa a los administradores y se nombra a los liquidadores (pueden ser quienes antes ejercían como administradores). Por otro lado, hay que elaborar un balance de cuentas anual para presentarlo en el Registro Mercantil. Si el balance es positivo, no hay ningún problema, pero si el balance es negativo (se debe dinero), no será posible cerrar la empresa, habrá que pagar primero las deudas. En caso de que la sociedad no disponga de patrimonio suficiente para hacer frente al pago de las deudas, lo más recomendable es acudir al concurso express.
Escritura de disolución
Si la entidad no tiene deudas y se puede cancelar sin problema, hay que realizar ante notario una escritura de disolución y liquidación que dejará constancia de que la entidad va a dejar de existir.
Liquidación de cuentas
Cuando la empresa tiene todas sus deudas pagadas y todavía queda algo de patrimonio o capital social, este se reparte entre los socios en proporción a su participación en la entidad. Además, hay que pagar a la Agencia Tributaria un 1% del total liquidado y otro 1% del capital social.
Informar al Registro Mercantil
El acto de cerrar la empresa no es realmente efectivo hasta que esta no se da de baja en el Registro Mercantil. Hay que presentar la escritura de disolución y liquidación ante este organismo para que la entidad pierda con ello su personalidad jurídica y deje de existir definitivamente.
Baja en Hacienda
Para iniciar una actividad hay que cursar el alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), y para cerrar la empresa se hace necesario informar a la Agencia Tributaria de que la sociedad ha sido disuelta y liquidada y va a dejar de operar en el mercado.
Solicitar la inactividad en lugar de cerrar la empresa
Cuando la empresa está inactiva, pero es posible que reinicie su actividad en un futuro, en lugar de optar por la disolución y liquidación se puede solicitar la declaración de sociedad inactiva. Esto evita tener que asumir los gastos asociados con la disolución y la liquidación, y deja la entidad «dormida» por si se desea utilizar en un futuro.
Para declarar la inactividad de la empresa hay que acordarlo en junta general de accionistas, y luego hay que manifestar a Hacienda que se paraliza la actividad. Esto se hace a través del modelo 036 (casillas 140 y 141), que hay que presentar en el plazo máximo de un mes desde el cese de actividad.
No obstante, hay que tener en cuenta que una sociedad inactiva sigue manteniendo algunas obligaciones que debe cumplir. Como ya no puede emitir facturas, no tiene que presentar las liquidaciones trimestrales de IVA ni la declaración recapitulativa anual, pero sí tiene que presentar el Impuesto de Sociedades, marcando la casilla 026 que se refiere a sociedades inactivas. Además, si la empresa sigue teniendo profesionales que le prestan servicios (por ejemplo, un asesor), debe abonar las correspondientes retenciones. No cumplir con estas obligaciones, dará lugar a sanciones.
Cerrar una empresa no es complicado, y es la única forma de acabar para siempre con las obligaciones derivadas de tener una sociedad y con posibles multas. ¿Quieres cerrar tu negocio, pero las deudas te lo impiden? Nuestro equipo de expertos puede ayudarte.